Une documentation abondante ou technique nécessite la création d'une liste alphabétique de noms, de sujets et d'autres termes, de même que des pages de référence pour permettre aux lecteurs de d'accéder rapidement à l'information qui se trouve dans le texte.

Nos indexateurs analysent la documentation puis sélectionnent et organisent avec soin les entrées. Ils créent un système d'index fermé pour la documentation statique ou développent et mettent à jour un système d'index dynamique pour la documentation croissante (comme par exemple, pour des journaux ou des magazines).

Il existe donc deux formats d'index pour la documentation, selon qu'elle est imprimée ou électronique : statique ou dynamique.